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Word

[Word] ワードで喪中・年賀欠礼はがきを作成する時に押さえておくべき8つのポイント

こんにちは。
@OfficeTAKUです。

今年 2018年も終盤に差し掛かってきました。
来月にはもう年賀状も発売されます。

ここ数年、年賀状はほとんど書いていません。

今年は不幸があったため、そのお知らせをしなければならなくなりました。
喪中・年賀欠礼のはがきを作成しました。

ワード(Microsoft Word)を利用して、喪中・年賀欠礼のハガキを作るポイントをまとめました。

テンプレートや素材を賢く利用して楽々ワードで作成する喪中ハガキ

喪中・年賀欠礼のハガキに関してはオリジナリティやデザインを強く打ち出す、というものではありません。
文章も必要最低限、簡潔に伝えるべきもの。

そのため、特に難しいことはありませんが、インターネット上には数多くのテンプレートや画像素材が存在します。
無料で利用できるテンプレート・画像素材をもとにすれば、あっという間に喪中・年賀欠礼ハガキができあがってしまいます。

今回はそうした喪中・年賀欠礼ハガキのテンプレート・画像素材をもとにして、ワードで喪中・年賀欠礼のハガキを作成しました。

ワードで喪中・年賀欠礼ハガキを作る手順

事前準備

  • 亡くなった方の名前、亡くなられた日にちと年齢など基本情報を再確認
  • 文面を考える
  • テンプレート・素材を探し、ダウンロード
  • はがき用紙・試し刷り用紙を用意
  • プリンタのインクを確認

ワードでの作成手順

  1. ページ設定 (用紙サイズ:ハガキ、余白:任意)をする
  2. テキストボックスを使い、題字、本文、差出人を入力
  3. 背景画像を挿入
  4. 名前を付けて保存
  5. 印刷プレビューで確認
  6. 試し刷り
  7. 印刷

テンプレートを利用すれば、手順1〜3までは省力化できます。
ただし、そのままで気に入ったものはできません。
背景画像などもよりよいものに差し替えたり、文章を書き換えたり、ということが必要になります。

喪中・年賀欠礼ハガキをワードで作成する際のポイント8個

実際にワードで喪中・年賀欠礼ハガキを作成する時のポイントを押さえておきましょう。
今回作成したのは下図のような喪中ハガキです。
Wordで喪中ハガキ

テンプレートの文章や表現が必ずしも正しいものとは限らないので確認する

テンプレートや市販されている文例集などでも、様式や表現などおかしなものもあります。
しっかりとしたサイトなどの情報をもとに、自分でも文章表現をチェックし、おかしなものは書き換えましょう。

文字・文書はすべてテキストボックスを利用する(直接文書に書かない)

文書に直接書き込むと書式設定が大変になります。
テキストボックスを利用することで書式設定やレイアウトが楽になります。

テキストボックスは種類ごとに分ける

今回は下記の3つにわけました。

  1. 題字 喪中につき年末年始のご挨拶をご遠慮申し上げます
  2. 本文 父 〜 日付まで
  3. 差出人 住所・氏名

枠線なし、塗りつぶしなし

無理にフチ無し印刷にしない

縁まで絵がある背景素材を利用した時にはフチ無し印刷をしたくなるかと思います。
しかし、フチ無し印刷の場合は背景の画像が拡大されてしまったり、偏ってしまったりすることがあります。
縁に余白ができる前提で、フチ無し印刷は使用しないほうがきれいにできる場合も多いものです。

背景画像は[再背面]あるいは[テキストの背面]

Wordで喪中ハガキ

文字の色は黒よりも若干薄くする

喪中・年賀欠礼のハガキの場合、文字色は真っ黒ではなく、若干薄めにすると印象がよくなります。
背景画像にもよりますので、バランスをみながら薄くすることで、喪中ハガキらしくなります。
Wordで喪中ハガキ

段落の行間は調整して見栄え良く

ページ設定にもよりますが、ほとんどの場合は段落の行間の調整が必要です。
特に題字や住所、氏名などでは行間を1行のままではなく、固定値にして狭めることでバランスがよくなります。
Wordで喪中ハガキ

郵便番号は縦中横あるいはテキストボックスで横書きに

郵便番号を表記する場合は下記のような方法があります。

  • 縦中横を利用する (サンプルはこの方法)
    Wordで喪中ハガキ
  • 半角数字で入力し横に寝かせたままにする
  • テキストボックスで横書きにして上か下に表示

など工夫してみましょう。

番地は漢数字や全角数字

番地の表記方法は、

  • 半角数字で入力し縦中横 (サンプルはこの方法)
  • 全角の算用数字でたてに表示
  • 漢数字に変換

どれでもお好きな方法で

作成にあたっては下記の記事なども参考にして下さい。

今回使用したおすすめテンプレート・素材サイト

いくつか喪中・年賀欠礼の素材をみましたが、今回利用したのは下記の二つのサイトです。

喪中ハガキ背景素材「プリントわんパグ」

喪中はがき無料素材

こちらのサイトの画像は品がよく私の好みにあっています。
サンプルの背景画像は「素敵な喪中はがき」というカテゴリの素材です

喪中ハガキテンプレート「bizocean 書式の王様」

喪中はがきテンプレート一覧(81件)|無料ダウンロードは書式の王様

ハガキだけでなく、様々なビジネス文書のテンプレートがあります。
利用にあたっては会員登録(無料)が必要です。
今回はこの喪中はがきテンプレートの一つ「桔梗(ききょう)でデザインされた喪中はがき」をダウンロード。ちょっと絵柄が気に入らず背景画像は前記のサイトのものを使用。ページ設定とテキストボックス枠を利用させて頂きアレンジしました。

喪中・年賀欠礼ハガキの参考となるサイトなど

背景入のハガキ用紙を使う

背景の絵柄が入ったハガキ用紙を使えば、テキストボックスで文字を書くだけでよいですね。
楽は楽ですが、あまったりしても困るかな?

自分で作るのは面倒!喪中ハガキの印刷を依頼する

「Wordで喪中・年賀欠礼ハガキ」という趣旨からはそれますが、インターネットから簡単に注文できる時代になりました。
面倒な方はそれでもいいかも…

* 喪中はがき印刷の専門店【おたより本舗】
ハガキを印刷してくれるサービスはいろいろありますが、こちらは喪中ハガキ専門。
種類も豊富でおすすめです。

業界最大級の年賀状印刷サービス【ふみいろ年賀状】
大手の印刷サイト。もちろん喪中ハガキも注文できます。
本田望結ちゃんが可愛いので惹かれます。

喪中はがき印刷と書き方・時期 | 郵便局の総合印刷サービス
喪中ハガキの書き方など基本的な知識も得られる日本郵便のサイト。

下記、年賀状サイトは11月1日オープン。
年賀状クイックサーチ|郵便年賀|ゆうびん.jp

サンプルファイルダウンロード:OfficeTAKU Line@お友達特典

Line@のOffice TAKUのアカウント @officetaku のお友達で希望の方にはサンプルでつくった喪中ハガキのワードファイルをプレゼントします。
実際にどんな風になっているのかみたい、とか、書き換えて自分でつくりたい、という方はお気軽にLine@アカウント宛にメッセージしてください。

お友達追加は下記のボタン、またはQRコードからどうぞ。

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@officetaku

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