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記憶と記録をデジタル化しておくことの重要性と検討すべき項目を整理してみた

こんにちは。
@OfficeTAKUです。

人間の記憶は結構あてにならないものです。
特に私のような記憶力の悪い人間はほんと記憶があてになりませんorz
できるだけノートやメモに記録することにしています。

さらにその記憶と記録をデジタル化しておく必要性を最近ひしひしと感じています。

救急外来で体験

先日、家族が具合悪くなり救急外来へ受診した時のこと、過去の病歴、前回の入院が何時頃であったのか?

私の家族みな健康だったので、入院というのはかなり大きなできごとなのですが、それがどれくらい前のことなのか、思いだせないのです。

幸い前回の退院後に保険請求した記録に、病院・病名・入院期間が書かれていました。

それをEvernoteに保存してあったので、検索して発見。正確な情報を医師に伝えることができました。

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クラウド上に保管し必要な人と共有する時に検討すべき項目

そんな体験もあり、これから家族の情報のみならず、自分の情報もしっかりと記録し必要な人がアクセスできるようにしておくように計画をたてていることです。

自然災害含め事故など、いつ何が起こるかわかりません。
自分自身を含めいざという時に困らないようにしておきたいと思います。
先日は Facebookアカウントの追悼管理人を指定しておきました。

やはりクラウドサービス、ようするにインターネット上のサービスを利用しようと思います。
費用、セキュリティ、共有、どれをとっても自前で用意するよりはよいと思います。

現段階で自分自身の頭の整理を含めて気になること、検討すべきと思われることを整理して起きたいと思います。

保管場所としてどのサービスを選択すべきか

現在利用している情報を保管できる、ストレージ系クラウドサービスは、

  • Google Drive ( G suite 契約もあり)
  • Evernote
  • OneDrive ( Office365契約もあり )
  • Dropbox

などがあります。

Google Drive

Google Driveは、現在 Gsuite という組織用のサービスに入っています。
使い方としては特に変わりありません。また、以前から利用していた無料のアカウントもあります。

Google Drive の良い点は、検索性に優れていることです。
あまりフォルダ分けや分類を気にせずに、とにかく放り込んでおいて、検索して見つけることができます。
しかし、EvernoteやOneNoteのような形ではないので、散逸しやすい気がしています。
(もちろん私の管理の仕方が悪いだけでもあるのですが)
また、わりと階層というか、場所がわかりにくい、ファイルの移動などに手間取ることが多いように感じます。

他のGoogleのサービスとは連携が取りやすいので、それは大いなるメリットです。

Evernote

Evernoteは一時メインで使用していましたが、少し検索性にすぐれないような気がしたり、iPhoneアプリが重いような感じで、しばらくはGoogleDriveへシフトしていました。
しかし、最近は動作も軽くなり使いやすくなってきたので、再度使うようになりました。
もし、これから利用される方はこちらからどうぞ
多少、あなたと私におまけ(プレミアムプラン3ヶ月文に相当する10ポイント)がついてきます。

OneDrive

OneDrive、OneNoteを利用ということも考えられます。
Microsoft Official Trainer とか、IC3認定インストラクタとか、資格を持つ身としてはマイクロソフトさんのサービスを使わなきゃ、という気もあるのですが、やはり個人的には慣れたもので済ませたいのです。

メリットとしては、Officeソフト Word,Excel との親和性が非常に高いことです。
エクセルがのブックやワードの書類をOneDriveに保存しておけば、そのままExcelやWordで編集ができるのです。
編集する時だけ一時的にダウンロード(特にユーザーが意識することはありません)され、クラウドに自動保存されるのです。

Excelでなければだめ、高度なピボットテーブルで処理する、あるいは、複雑なマクロを組んである、など、互換機能ではだめなファイルを扱う上ではこの上なく便利です。

Dropbox

Dropbox 無料プランで容量目一杯まであれこれと保管されていて、現状は利用していないも同然です。
もし、これからDropbox を使い始めようという方はこちらから登録して頂けるとありがたいです。
あなたと私の使える容量が少し(500 MB)増えるのです。よろしければぜひお願いします。

さて、どうする?

Amazonプライム会員でもあるのでAmazonのサービスも利用は可能です。
もちろんAppleユーザーなのでiCloudも。
以前はSugarSync
も利用していました。

一般的に一番アクセスしやすく使えるのは Google Drive なのかな?と思っています。
一方、情報を記録し整理する、という意味では EverNote が使いやすく適していると思います。

もちろん、分散・複数箇所への保管とネットワークが不通の場合にはどうするか、といったことも検討しておくべきかと思います。

また、できるだけ有料サービスを利用するつもりです。
無料のストレージなど急なサービス終了などもあり不安です。
Dionのブログサービス、infoseekのストレージなど、終了してしまい、画像など失ってしまったものも過去にあります。

誰と共有するか

今回は個人的なものなので、対象は家族となります。

実質的には、もう対象となるのは、子どもたちや甥っ子たちです。
対象となるのは年長のものでも30代です。
どれを選択したところで、それなりに利用できると思います。

個人情報を扱うことになるので、それなりのセキュリティ意識だけは持ってもらわないといけません。

情報リテラシーの程度によってその辺は慎重に検討する必要があります。

紙の書類はどのように整理するか

基本的にすべてスキャンしてクラウド上にアップします。
現在の私の環境では、

  • ScanSnap ix100
  • MCP-J973N
  • iPhone X ( Scannable )

でスキャンしています。

Google Drive、EverNote、OneDrive いずれにもアップロードが可能です。

書類は読み取り可能なPDF形式 にしてくれます。
文中の文字も検索で引っかかってくるので非常に楽です。

お任せっきりにしておいてもそこそこ使えますが、アップロードしたあとに、ファイル名やタグなどをしっかりと設定しておくことで更に利便性がまします。

この辺は、私の苦手なところでもあります。
なるべくアップロードした後すぐに処理するようにはしています。

記憶と手書きメモ・ノートなど

本当に忘れっぽい私。
多分にADHDの気質があります。

そこで、記録することは心がけています。
しかし、iPhoneですべて、というわけにも行きません。
入力スピードの問題もあれば、TPOに合わせることも必要です。

そこで下記のようなものが存在しますので、それをどうするかも検討しないといけません。

日記

現在は Google Spread Sheet (マイクロソフトで言うところのエクセルのようなもの) に日記、備忘録を付けています。
一覧性があって一つのシートの中で検索できるのでこの形式の方が私にはあっているようなきがします。

スケジュール

スケジュールに関しては手書きとGoogleカレンダーで行っています。
手書き→Googleカレンダー というパターンの方が多いかと思います。
ここも私の苦手な部分で、どちらかにしか書かれていないということが出てきてしまい、予定を忘れたりと、ちょっと危ないこともあります。
一日の始まりに、前日の日記とスケジュールの登録をするように心がけています。

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ポストイットのメモ

ポストイットのメモはiPhoneのアプリで撮影しEvernoteへ。
とりあえずポストイットのメモというタイトルがつくので、後でタイトルを変えて検索しやすくしておきます。

備忘録ノート・読書記録ノート等

現在はスケジュール帳の他に備忘録ノート、読書記録専用のノートを使用しています。
これも現在どうしようか悩み中です。

読書の感想に関してはWebサービスのブクログで読んだら簡単でも記録をつけるようにしています。しかし、詳細な読書記録はノートに手書きでありますので、手入力しようかとも思うのですが、ついつい後回しになってしまいます。

備忘録メモにしても、読書記録にしても、本当に必要なことだけ手入力で入れて、後はあきらめてスキャンしておこうかと思います。

まとめ

  • Evernote と Google Drive をメインに整理方法を考える
  • 共有方法、アクセスなど、実際に試してみながら運用
     幸い家族が対象なので、そのあたりは柔軟に試行錯誤しながら作り上げていくことができる
  • ファイル名やタグ付けのルールなどもこの機会にしっかりと整理していく

こうしたノウハウはインターネット上でも山の用に見つかりますが、最終的には自分がやらなければいけないものです。
自分のやりやすい方法をみつけていくしかありません。

また、いずれ、私なりの手法が確立したらまたご報告したいと思っています。

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